Av Maud Wirén, Blick Möteskonsult Som beställare eller inköpare av olika typer av möten hamnar man lätt i att jämföra priser mellan olika mötesanläggningar. Man tittar på mängdrabatter för att få ner kostnaderna och det finns en tendens också från mötesindustrins leverantörer att sälja in möten och mötesanläggningar med just prisstrategi. Det menar jag kan bli en fälla. Självklart är alla ute efter att få ner kostnaderna för sina möten, men pris och kostnad är inte alltid samma sak. Det behöver inte ligga någon motsättning i lågt pris och kvalitet, men det är inte heller någon självklarhet att pris och kostnad går hand i hand. Vad det måste handla om är i stället kontroll över de totala kostnaderna och i slutändan förstås kvalitet. Köparen behöver få en helhetsbild av kostnaderna och det måste också vara leverantörernas uppgift att förmedla just det. Att välja en mötesanläggning utifrån lägsta pris kan i själva verket visa sig blir dyrt i slutändan, både i reda pengar och genom att mötet helt enkelt inte blir så bra som man tänkt. Resultatet blir inte alls det man var ute efter utan i stället har man bara gjort en dålig investering. Vi måste också tala om kvalitet. Vi arbetar med möten och människor och det är mycket som ska klaffa för att målen med till exempel en internutbildning eller ett ledningsgruppsmöte ska uppnås. På Blick Möteskonsult jobbar vi med att boka möten och mötesplatser åt våra kunder. I det ingår självklart också att förhandla fram rabatter för dem som bokar sina möten genom oss. Vi har bra rabatter att erbjuda våra kunder och än bättre villkor kan vi skapa för avtalskunder, som regelmässigt bokar sina möten genom oss. Men vi utgår inte bara från lägsta pris. Det kan naturligtvis vara så att mötesanläggningen med det lägsta priset också innebär lägsta kostnad för mötet till bästa kvalitet. Men beslutet att välja just den anläggningen kan inte fattas utifrån den enda aspekten. Det finns en rad andra faktorer man bör undersöka och ha i åtanke. Dit hör: • Priset i sig. Vad ingår i det pris jag fått och vad kan tillkomma? Det kan till exempel skilja mycket från olika helpensioner. Ingår konferenslokalen, grupprummen, tekniken, tekniker eller tillkommer det dyra tillägg för sådant som krävs för det aktuella mötet? • Kvaliteten. Hur ser det jag köper ut? Standarden på rummen, konferenslokalerna, maten kan vara avgörande för om ett möte blir lyckat eller inte. • Leveranssäkerheten. Kan jag lita på att jag får det jag beställt? Personalens tillgänglighet och servicenivå. Dit hör också deras förmåga att lösa problem som dyker upp. • Resekostnaden måste också tas i beaktande - både själva resan och tiden den tar i anspråk. Under årens lopp har vi på Blick lärt oss mycket om hur man väger in olika aspekter för att få en helhetsbild av kostnaderna och för att säkra kvaliteten. På senare år har det i det närmaste utbrutit ett priskrig mellan olika mötesbokare och mötesanläggningar, som i slutändan kan visa sig kostsam för kunderna. Vår uppgift handlar om att få fram bästa möjliga mötesanläggning till bästa möjliga pris utifrån varje kunds förutsättningar. Vi har tagit fram en offertmall där vi sammanställer de olika förslag vi tar fram för möten där man enkelt kan jämföra priser både per person och totalt. Det tillsammans med vår erfarenhet och kunskap om hur det fungerar ute på mötesanläggningarna gör att vi också kan väga samman kvaliteten och leveranssäkerheten hos respektive anläggning. Detta gäller såväl ett enskilt möte som ett större arrangemang. Det är en gammal paroll, men det är viktigt att vi fortsätter att prata om kvalitet. Det ser jag som vår viktigaste uppgift i dagens kortsiktiga och förenklade försäljningsklimat.
Läs gärna fler krönikor: Teknikens under - människans ansvarMötesadministration - en specialistkunskapProjektledare - en titel med ansvar