Tips för att skapa en mötespolicy

En viktig grundtanke inför varje möte är syfte, deltagare, agenda och tidsram. Att dessa punkter är väl genomtänkta är lika viktigt för mötets organisatör som för deltagaren.
Tiden för mötet och den tid det tar att transportera sig till mötet är en kostnad som ofta glöms bort. Därför bör det i en mötespolicy finnas tydlig information om vilka mötesmöjligheter som finns och ramar för vilka mötesmöjligheter som får nyttjas.
Mötespolicyn bör klargöra följande frågor

• Varför ska vi mötas?
• Vilka mötesalternativ finns?
• På vilket sätt ska man mötas?
• Hur skall deltagarna bo under mötet? (ett möte på huvudkontoret ställer andra krav än ett möte på en mötesanläggning)
• Vilka leverantörsavtal har företaget?
• Vilken miljö och vilka samhällsaspekter ska vi ta hänsyn till vid mötet?
• Vilka säkerhetskrav ska vi ställa?
  

Mötespolicyn bör vara relativt kort och innehålla allmänna råd och regler för möten. Mötespolicyn skall vara ett stöd och en vägledning för mötesorganisatören i utformningen och valet av möte. Samtidigt ska den ge företaget ett bra underlag för kontroll, styrning och uppföljning av mötet.
Målet är att nå en balans mellan kraven på efterlevnad och mötesbokarens frihet att i viss mån själv få välja. Det är också viktigt att mötespolicyn stämmer överens med företagskulturen i sin helhet och med företagets/myndighetens policy i andra frågor. Tänk på att ge utrymme för avsteg under förutsättning att de är motiverade.

En mötespolicy kan kombineras med att ett företag definierar vilken möteskultur man vill ha. Möteskulturen ligger på en mer praktisk nivå och definierar vilket ansvar och vilka förväntningar som ligger på de olika deltagarna av ett möte. Det kan till exempel se ut så här:

Som mötesledare ansvarar man för att:

Som mötesdeltagare ansvarar man för att:

Sätta syfte och mål för hela mötet Utse deltagare för mötet Sätta dagordning och tidsram Definiera förväntningarna på deltagarna, utse prokotollförare och tidskontrollant Bestämma möblering för mötet Bestämma plats för mötet Gå igenom vilka spelregler som gäller för mötet (mobil telefoner ja/nej, gå ifrån ja/nej, datorer på ja/nej, vem som utsetts till protokollförare och tidskontrollant osv) Sammanfatta mötet, hur går vi vidare, hur ska uppföljning ske.

Besvara inbjudan Våga ifrågasätt varför du blivit inbjuden Förbereda sig inför mötet Sätta av tid för mötet Komma i tid så att mötet kan starta på utsatt tid Vara fysiskt och psykiskt närvarande, följ satta spelregler för mötet Uppfylla de ansvar och förväntningar man fått tilldelat inför mötet. Bekräfta att protokollet stämmer och att man accepterar de ansvar man fått på sig inför mötet.