Projektledare - en titel med ansvar
Av Maud Wirén, Blick Möteskonsult
Projektledare är en titel som används alltmer i mötesindustrin och det är en grupp som vi själva både tillhör och ofta samarbetar med. I dag finns det projektledare hos kunderna, på mötes-anläggningarna och hos alla slags leverantörer. Utvecklingen är bra, men alla behöver vara tydliga med vad de tar ansvar för. Det råder ibland en viss förvirring om vem som gör vad och vad man kan förvänta sig av varandra. Här kan alla bli tydligare och ibland kanske titeln projektledare sänder ut fel signaler. Är du som kund inte nöjd med en person som du anlitat som projektledare bör du också alltid säga till och be att få byta. Det blir bättre för alla.
På Blick är vi två personer som arbetar som projektledare för evenemang, där det ofta är många olika aktörer - eller projektledare – inblandade från olika håll. Vi har ofta huvudansvaret för arrangemanget och håller också i budgeten. I praktiken är vi då projektledare också över projektledarna.
I fokus för arbetet står förstås kunden som ska stå värd för det aktuella evenemanget. Men det räcker inte att sätta sig in i kundens önskemål, förmedla det vidare och tro att alla andra anpassar sig därefter. En av våra viktigaste uppgifter är i stället att ta alla aktörers behov med i beräkningen och göra en analys av vad som krävs för att alla ska kunna göra ett bra jobb. I allt större utsträckning märker jag att vi faktiskt behöver tala om hur saker måste göras för att resultatet ska bli bra. Det yttersta ansvaret för att arrangemanget blir lyckat är vårt och det är den kunskapen och erfarenheten kunden anlitar oss för.
Det är ett arbete som kräver ett öga för detaljer likaväl som helhetsperspektiv och det har tagit tid att se var de eventuella fällorna ligger. Här vill jag tro att vi med vår långa erfarenhet tillför något extra. Vi tar självklart hjälp av projektledare hos kunden, hos mötesplatserna och hos de underleverantörer vi tar in. De bidrar alla med specialistkunskap från sitt håll och vi kan inte på långa vägar göra allt själva. Men vi kan koordinera alla aktörerna, ställa krav på uppföljning och se till att de får bra förutsättningar att arbeta under.
Vi måste ha ordning på all logistik i projektet. Tänk bara vad som kan krävas rent praktiskt för till exempel ett artistuppträdande mitt under ett evenemang, eller för att en stor möteslokal ska utrymmas, möbleras om och att deltagarna ska in igen inom en viss tid. Alla arrangemang är fulla av sådana moment och framgången för hela evenemanget bygger på att logistiken fungerar. Vi räknar på vad det innebär i tid, personal, pengar och material och för sedan ihop det med kundens önskemål och ser om och hur det går att få ihop.
För att allt ska fungera måste också personalen inom respektive organisation vara införstådd med exakt vad de ska göra och inom vilken tidsram. Att sådan praktisk information förs ut i varje organisation och är förankrad är respektive projektledares ansvar och här brister det ibland. Visa av erfarenheten vet vi att det ofta krävs genomgångar och uppföljningar av körscheman med olika personalgrupper. När det händer något som ställer saker på ända måste en projektledare också stå stadigt på jorden, kunna fatta snabba beslut och få alla aktörer med sig för att komma till rätta med problemen.
Den som vill bli projektledare har en rad utbildningar att välja bland och det är ofta en bra grund att stå på. Sedan handlar det i slutändan om att praktiskt arbeta sig till kunskap och erfarenhet. Utbyte och nätverkande mellan oss som är projektledare tror jag också är väldigt viktigt.
I slutändan är mycket av projektledarens arbete osynligt för deltagarna. Det kan ju låta väldigt tråkigt och otacksamt. Men deltagarnas fokus är förstås själva evenemanget. Och ju mindre av arbetet bakom som syns desto bättre har vi lyckats.
Läs gärna fler krönikor:
Teknikens under - människans ansvar
Lägsta pris eller lägsta kostnad
Mötesadministration - en specialistkunskap